Guida

I Documenti sono l’elenco delle fonti dati esterne da importare.

La configurazione dei documenti consente di impostare in DataSmart le caratteristiche strutturali del file contabile di Bilancio e di tutti i Documenti Extra Contabili.

La configurazione dei Documenti  prevede di effettuare 2 step:

1. Configurazione Documenti
2. Configurazione Segno

1. Configurazione Documenti

Consente di specificare tutte le caratteristiche dei file in entrata.

Nella tabella di modifica del Documento “ è possibile:

1. Cambiare la Descrizione proposta di default da DataSmart
2. Modificare la Competenza del Documento

• Se Esercizio definire se Valori Progressivi o Totali
• Se Esercizio definire il criterio di Mensilizzazione

• In assenza viene inserito peso “1” su ciascun mese

3. Definire se i Centri di costo:

• sono sul Documento esterno

• Flag = si
• sono stabiliti in DataSmart nell’apposita Normativa
• Flag = no

4. Definire se la Data

• è già presente come campo apposito sul File esterno

• Flag = no

• È mancante sul file esterno e quindi deve essere impostata manualmente su DataSmart al momento dell’esecuzione dell’importazione

• Flag = si

• Di Default l’impostazione prevede flag “no” e quindi prevede la data sul documento

Esempio - Struttura File Esterno 1

Configurazione Documento:

• Competenza mensile
• Documento con centro = No
• Data Manuale = Si

Esempio – Struttura File Esterno 2

Configurazione Documento:

• Competenza Esercizio
• Documento con centro = Si
• Data Manuale = No

Specifiche tecniche

Il Bilancio (BILA) è l’unico Documento dei dati contabili. Esso:

• Non può essere suddiviso in più documenti

• ESEMPIO: un file esterno per il conto economico separato dal file esterno di stato patrimoniale

• I valori di Bilancio sul file esterno devono essere calcolati a Saldo
• dal primo mese dell’Esercizio al mese progressivo

2. Configurazione Segno

I Documenti valori dei file esterni possono presentare diverse possibili strutture di segno.

L’utente deve riconoscere la versione di segno impostata sul file esterno per indicarlo in DataSmart.

I casi possibili sono 3:

1. Sul Documento sono direttamente presenti i segni contabili “D” e “A”
2. Sul Documento sono presenti segni algebrici e non contabili.

In tal caso bisogna distinguere i casi 3 casi:

       2.a DARE con il segno algebrico “– “

 AVERE  con segno algebrico “+”

2.b DARE con il segno algebrico “+ “

      AVERE  con segno algebrico “-”

3. Sul Documento sono presenti simboli e non segni per rappresentare il DARE e l’AVERE

DataSmart, attraverso l’apposito pulsante di utilità, consente di ricondurre qualsiasi struttura di segno al Dare e Avere contabile in modo effettuare i calcoli in senso “contabile”.

Caso 1 – D / A indicati sul file

Esempio File esterno Bilancio

• È il caso tradizionale di estrazione di un File di origine contabile

Caso 2.a  –Dare con segno “-” ; Avere con segno “+“

• È il caso tradizionale di estrazione di un File già corretto dai segni da parte dell’utente per realizzare lo scalare di Conto Economico

Esempio File esterno Bilancio

Caso 2.b –Dare con segno “+” ; Avere con segno “-“

• È il caso tradizionale di estrazione di un File dal software gestionale

Esempio File esterno Bilancio

Caso 3 –Dare e Avere con segni particolari

• È il caso tradizionale di estrazione di un File da Paesi stranieri con particolari normative contabili

Esempio File esterno Bilancio