Il controllo del budget aziendale

È ora di budget, o meglio, di preparare idee, visioni e prospettive di business da misurare nel documento di Budget. Ma cos’è un budget, come deve essere elaborato e a quale struttura debba rispondere sono interrogativi decisivi per la sua corretta redazione. Approfondiamo, di seguito, come DataSmart sia in grado di aiutare ad organizzare e calcolare il Budget in modo semplice e sequenziale mettendo il rilievo le soluzioni alle tipiche criticità che aziende e professionisti si trovano davanti alla fine dell’anno, nel pensiero dei risultati al “nuovo anno”.

Scopri il software Datasmart per il calcolo del budget

…ma funziona il budget tradizionale?

Il Budget in azienda rappresenta il documento che ha come obiettivo quello di evidenziare i risultati economici e finanziari che l’azienda intende raggiungere. Il budget viene redatto su base mensile e/o annuale al fine di evidenziare e di simulare una crescita globale aziendale.

Partendo dagli obiettivi di ricavo, via via si definiscono i budget dei singoli processi (risorse e oneri necessari ai volumi di vendita attesi) fino ad arrivare ad una definizione complessiva del Conto Economico/Stato Patrimoniale atteso per il successivo periodo.

il budget aziendale
Il budget d’azienda

 

Questo processo ordinario e un po’ scolasticamente descritto in molti casi non funziona e forse non ha mail funzionato. Attraverso una ns ricerca realizzata su oltre 300 aziende, sono emerse queste tipiche criticità:

  1. Il Budget è lento: viene fatto troppo in ritardo
    Il 73% delle aziende che lo redigono, affermano che il budget è pronto nel 1 trimestre nell’anno successivo
  2. Il Budget è un “peso” organizzativo complesso
    Il 58% delle aziende esprime difficoltà nel preparare documenti, elaborarli e metterli a sintesi in un unico prospetto organico
  3. Il Budget è realizzato sul “già fatto” più che sugli obiettivi
    Il 64% delle aziende realizza un Budget “passivo” basato sui dati passati, rivisti eventualmente al ribasso dai commerciali

 

Quali sono le sue vere finalità?

Il budget diventa documento centrale delle analisi aziendale quando viene costruito con le logiche di:

  • Simulare la gestione futura aziendale attraverso varie ipotesi di obiettivi.
  • Interpretare le potenzialità dell’azienda e dei mercati di riferimento
  • Analizzare le prestazioni reali dell’azienda e l’andamento del proprio business
  • Confrontare il proprio valore con gli altri e i benchmark di riferimento
  • Organizzare al meglio la struttura aziendale (individui, reparti, divisioni…) al fine di conseguire gli obiettivi pianificati e indurre motivazione allo svolgimento delle attività.

Perché queste idee diventino realtà è necessario avere asset di pianificazione e controllo capaci di interpretare i pensieri e tradurli tecnicamente in elaborazioni

  • Semplici
  • Veloci
  • Automatizzate e continue

Attraverso strumenti tecnologici e metodologie applicative inserite e immerse nel contesto del sistemo informativo aziendale

il budget aziendale efficace datasmart italia

Il Budget DataSmart: iniziamo dalle Vendite

Il budget delle vendite è il documento che riporta le vendite previste e i relativi ricavi. La redazione di questo importante documento rappresenta il punto di partenza dell’intero processo di budgeting aziendale.

Elementi da considerare

Per la costruzione del budget delle vendite, è necessario in via preliminare “pensare” e “concretizzare” il proprio business, la propria offerta e i propri prodotti.

Per portare idee sui numeri diventa indispensabile fare 2 attività in apparenza contraddittorie:

  1. Avere elementi del passato, per imparare dal proprio patrimonio di esperienze
  2. Pensare al futuro con una propria visione del business

Base Budget

Il processo comincia dalla cosiddetta Base Budget, cioè la misurazione storica dei risultati ottenuti dalle proprie “dimensioni di business” all’interno delle differenti Business Unit. Ad esempio, si dovrà scegliere quale combinazione di risultato si debba considerare tra:

  • Clienti
  • Prodotti/Servizi
  • Rete Vendita
  • Mercati

In sintesi, la domanda è: “su cosa faccio il Budget: per Cliente? Per Articolo? Per Agente? Per Mercato? Oppure per tutte queste combinazioni? Sulla base di queste scelte, vedremo in seguito che conseguiranno complessità sui dati più o meno accentuate

La Visione futura

A queste scelte su basi storiche e dimensionali, Valutare le nuove opportunità di vendita.

  • Identificare e limitare gli eventuali ostacoli per il proprio business
  • Innovare i processi aziendali attraverso specifiche soluzioni di marketing

Lo Strumento di Budget

Dati e Report di Budget dovranno essere costruiti quindi per consentire di far convivere passato e futuro insieme, in modo tale da elaborare:

  • Assumptions differenti
  • Scenari alternativi
  • Calcoli e report di raffronto

La redazione del budget delle vendite deve avvenire insieme al controller o al sales controller che dovrà fornire:

  • i trend storici (delle vendite passate)
  • l’analisi dei principali clienti (consolidati, a rischio e nuovi prospect)
  • il mix dei portafogli, gli scenari di mercato, le strategie commerciali e di marketing
  • l’evoluzione/involuzione dell’arena competitiva del mercato di riferimento
  • gli strumenti di supporto di forecasting

Budget delle Vendite con il software Datasmart

DataSmart è in grado di connettersi direttamente al sistema informativo aziendale, in modo da creare uno stabile collegamento tra i dati di base derivate da ogni database o file al controllo gestione e alla relativa creazione delle analisi di performance.

Il sistema di controllo diventa digitale e continuo, garantendo funzionalità di elaborazione dati e analytics a tutti i livelli dell’organizzazione.

Potenzialità dello strumento software

DataSmart è in grado di:

  • avere un processo strutturato e automatico;
  • effettuare calcoli top down e bottom up;
  • sviluppare scenari alternativi di business;
  • costruire budget e forecast periodici;
  • effettuare un aggiornamento dati in maniera automatica;
  • incorporare una business intelligence integrata.

Tutti i passaggi tecnici ed elaborativi in pochi click

DataSmart gestisce inoltre in modo unitario e integrato tutto lo sviluppo del Budget, dai valori di proposta sino all’inserimento del singolo valore obiettivo da parte del responsabile aziendale.

Tutti i singoli Budget di processo vengono uniti automaticamente e trasformati in dati contabili prospettici sia economici che di cash flow.

 

Fase 1 – La Definizione delle Dimensioni

La costruzione del budget delle vendite inizia dalla definizione delle dimensioni: ovvero le unità di business sulle quali costruire il Budget e proporre i valori di base.
Il software in automatico proporrà per ogni Dimensioni di analisi i dati storici e le possibili variazioni future dando voce e concretezza alla necessità di costruire

  • Base Budget
  • Prospettive e obiettivi d’impresa

 

DataSmart: la scelta guidata delle Dimensioni di calcolo
DataSmart: la scelta guidata delle Dimensioni di calcolo

 

 Fase 2 – Calcolo della Base del Budget

Il richiamo alle dimensioni produce il riporto di tutti i dati storici sul nuovo anno ancora da venire. DataSmart calcola in automatico la base del Budget Vendite su base mensile: per tutte le dimensioni viene calcolata il dato storico raggruppato e sommato per tutte le dimensioni richiamate in fase 1.

Datasmart: Calcolo della Base del Budget

 

La Base Budget non è però sufficiente a costruire “veri” obiettivi e riferimenti per il nuovo Esercizio, in quanto essi dovranno essere “variati” dale proprie aspettive e visioni di business, riferibili distintamente per ogni combinazione di dimensione (fase 1).

Fase 3 – La definizione degli Scenari

Con DataSmart le Dimensioni di Business producono i risultati di Base Budget che vanno a costituire i valori di inizio del percorso di elaborazione.

Basandosi su assunzioni future, nessuno può avere certezza degli scenari effettivi che si verranno a creare. Di conseguenza è indispensabile poter costruire i report di risultato Budget sulla base di diverse ipotesi almeno in parte imprevedibili.

La definizione degli Scenari di budget con datasmart
Datasmart: La definizione degli Scenari

L’azienda definisce:

  • Cosa Budgettizzare
  • Con quale scenario
  • Con quali variazioni

Con gli Strumenti di Variazione, DataSmart consente all’azienda di non preoccuparsi delle dimensioni di dettaglio perchè al variare della dimensioni di sintesi, il software produce in automatico tutte le variazioni proporzionali riferite alle dimensioni di dettaglio

ESEMPIO:
  • Budget per cliente – articolo
  • 1 cliente acquista molti articoli
  • Normalmente l’azienda produce il budget per cliente perchè sarebbe costretta a chiedere agli agenti migliaia di dettagli sugli articoli
CON DATASMART
  • L’agente varia il valore del solo cliente
  • Il software assegna il valore del cliente ai singoli articoli in modo riproporzionale al dato storico di Base Budget
RISULTATO

Con poche variazioni sulla sintesi è possible aver un budget sul massimo dettaglio

GLI STRUMENTI DI VARIAZIONE GERARCHICA

DataSmart offre nelle proprie funzionali degli strumenti di modifica gerarchica dei valori in modo da abilitare l’azienda a costruire Budget delle vendite completi e totali senza ulteriori “sforzi” di tempo e risorse

Sostituzione proporzionale

  • modifica i valori della Dimensione padre
  • cambia tutti i Valori dei figli in maniera proporzionale

Sostituzione semplice

  • sostituisce lo stesso valore a tutte le Dimensioni padre e figli, senza gerarchia
  • inserisce un Valore Manuale di modifica della singola riga.
strumenti di modifica gerarchica dei valori di budget datasmart
Datasmart: strumenti di modifica gerarchica dei valori

Fase 4 – Calcolo della Base del Budget

DataSmart utilizza gli strumenti di modifica e ricalcolo per rendere definitivi i valori in modo gerarchico, semplice e potente.

calcolo della Base del Budget con datasmart
Datasmart: Calcolo della Base del Budget

 

Per ogni riga di Base Budget, DataSmart assegna:

  • 1 o più Scenari in modo da circoscrivere a gruppi assumptions alternative
  • differenti % di variazione per Scenario: ciascuno può avere le proprie variazioni
    • o di tipo proporzionale: modifico il valore di 1 dimensione
    • o di tipo semplice: modifica del valore
  • Ogni combinazione dimensionale: ogni cliente, mercato, agente, prodotto può essere variator singolarmente
    Il valore del Budget delle vendite, con pochi click, è realizzato dal massimo dettaglio alla massima sintesi su tutte le dimensioni strategiche d’affari

 

Scopri il software DataSmart e tutte le sue funzioni per potenziare e semplificare il controllo di gestione aziendale.

Se desideri maggiori informazioni, scrivici tramite il nostro form di contatto.

Sede Legale: Via Viganò, 2 - 42124 Reggio Emilia (RE) - P.Iva: 02824650358


Copyright © 2020 DataSmart Italia Srl. All rights reserved.